13 modeller och exempel på frånvaro e -postmeddelanden

Välj alternativet Aktiverat automatiskt svar Och ange startdatum för aktivering av meddelandet. Genom att kontrollera Sista dagen, Det automatiska svaret kommer automatiskt att inaktivera på det valda datumet. Ange din brist på frånvaro i rutan som anges för detta ändamål. Observera att Gmail erbjuder många alternativ för att forma din text.

Skriv ett e-postmeddelande innan hans avgång på semestern

Ditt kontor är snyggt, dina brådskande filer är lockiga och din resväska. Du håller på att åka på semester och alla dina kollegor är medvetna. Men har du tänkt på att varna dina andra anställda, kunder och partners ?

Innan du lämnar långa veckor, och för att förutse missförstånd och möjliga nödsituationer, rekommenderas det starkt att aktivera den automatiska telefonsvararen (eller frånvarohanteraren) för din brevlåda. Verkligt märke av professionalism, denna formalitet ska inte förbises.

Men hur man gör det ? Vad är proceduren för att programmera ett frånvaro -e -postmeddelande ? Vi förklarar hur man gör detta steg på Gmail, Outlook och Windows 10.

Förbered ett tydligt meddelande

Meddelandet om frånvaro måste vara kortfattat och slapp. Målet är tydligt: ​​Förhindra din frånvaro och ange datumet för din återkomst. Om du är för lång förlorar meddelandet sin effektivitet och har därför inget intresse. I vissa fall är det också möjligt att erbjuda kontaktinformationen för en kollega att kontakta i en nödsituation. Men föredrar e -postmeddelandet framför telefonnumret: den berörda personen blir mindre störd. Naturligtvis ska stavfel undviks.

Exempel på meddelanden

Tvåspråkig version

Om du arbetar internationellt har du allt intresse för att erbjuda en översatt version av ditt meddelande.

Merci Pour Votre E -post.

Jag är ute på kontoret från [datum] till [datum] och kommer inte att ha tillgång till mina e-postmeddelanden.

Jag kommer tillbaka till dig så snart jag kan.

Vid nödsituation, vänligen kontakta [xxxx] via e -post [[email protected]].

Den personliga beröringen

Att vara tydlig och kortfattad betyder inte att vara någon och konventionell. Beroende på din aktivitetssektor och din funktion, och särskilt om du hanterar kunder, kan du spela kortet för kreativitet och lätthet genom att skjuta en nick till dina produkter: ” Tveka inte att titta på våra Hellowork, Helloworklace och BDM -webbplatser i min frånvaro. Vi kan sedan byta när jag återvänder. »»

Fallgropar

Lämna inte ditt telefonnummer i alla fall. Även om du inte är en följare av frånkoppling på semester, och att du konsulterar dina professionella e -postmeddelanden då och då, måste dina korrespondenter förstå att de inte bör vänta någon återkomst från din semester.

Hur man aktiverar meddelandet ?

Automatisk e -post på Gmail

För att aktivera den automatiska svarsfunktionen klickar du på hjulet längst upp till höger och välj Se alla sarametrar. På fliken Allmänt, överst till vänster, gå direkt till avsnittet Auto-svar (det sista avsnittet i avsnittet).

Välj alternativet Aktiverat automatiskt svar Och ange startdatum för aktivering av meddelandet. Genom att kontrollera Sista dagen, Det automatiska svaret kommer automatiskt att inaktivera på det valda datumet. Ange din brist på frånvaro i rutan som anges för detta ändamål. Observera att Gmail erbjuder många alternativ för att forma din text.

Om du bara vill varna korrespondenterna som visas i din Gmail -adressbok, kolla rutan Skicka bara ett svar till människor i mina kontakter. Validera sedan genom att kontrollera Spara ändringar längst ner på sidan. Om du inte har kontrollerat rutan Sista dagen, För att inaktivera den automatiska telefonsvararen, återgå helt enkelt till fliken och välj alternativet Automatisk svar inaktiverad.

Automatisk e -postmeddelande vid Outlook

Kontrollera först att du har ett utbyteskonto. För att göra detta, bara öppna Outlook och kontrollera att meddelandet “Ansluten till Microsoft Exchange” visas på din statliga bar.

Klicka på fliken för att aktivera den automatiska svarsfunktionen Fil, Klicka sedan på Automatiska svar. En dialog kommer att öppnas, och du måste bara kontrollera Skicka automatiska svar. Alternativen Starttid Och Sluttid Låter dig träffa ditt automatiska meddelande tillSkicka endast under denna tid.

Skriv sedan ditt meddelande på fliken Inom min organisation, Eller Bortsett från min organisation Beroende på kontakter du vill skicka ditt automatiska svar. Validera genom att klicka på OK.

Automatisk e -post på Windows 10

I Post, Klicka längst ner till vänster på hjulikonen. I fliken inställningar som är till höger, klicka på Automatiska svar. Om flera konton är konfigurerade i applikationen, välj det konto som intresserar dig i listan över nedgången. Passera sedan positionsmarkören Inaktiverad har Aktiverad. Ange din brist på frånvaro i rutan som anges för detta ändamål.

Genom att kontrollera alternativet Skicka svar till mina kontakter bara, Du undviker att skicka det automatiska meddelandet till diffusionslistor. När du återvänder från semestern, för att inaktivera din frånvaro -e -post, kom ihåg att göra om samma manipulation.

Fotokrediter: Suteren Studio/Stock.adobe.com

• Dela artikeln om

Allt om anställning i Frankrike: Råd, yrkesliv, företag som rekryterar genom att klicka på I Prenumerera, accepterar du CGU såväl som vår integritetspolicy som beskriver syftet med din personuppgiftsbehandling.

Fler nyheter om proffslivet

• Life Pro mammaledighet: Hur man beräknar startdatum och när du ska förhindra din arbetsgivare ?
• Professionellt liv kan jag bli avskedad om jag är alltför ofta i sjukfrånvaro ?
• Pro CPF Life: Anställda har inget ansvar att betala 2024
• Pro Life 5 goda skäl att göra en kompetensbedömning (även utan att konvertera)

Alla jobberbjudanden

• Jobb erbjudanden efter företag
• Jobberbjudanden per stad
• Jobberbjudanden per företag
• Jobberbjudanden från nyckelord

• Vilka är vi ?
• Vi rekryterar
• Kundåtkomst

13 modeller och exempel på frånvaro e -postmeddelanden

Enligt Lifewire föredrar 62,86 % av proffsen att använda e -postmeddelanden för att kommunicera för professionella ändamål. Om vi ​​lägger till detta det faktum att en verkställande skickar i genomsnitt 40 professionella e -postmeddelanden per dag verkar det tydligt att e -postmeddelandet förblir den huvudsakliga kommunikationsmetoden som används i alla typer av företag.

Det är emellertid inte alltid möjligt för anställda att snabbt svara på alla e -postmeddelanden de får. De åker på semester, kan bli sjuka eller ha andra åtaganden som hindrar dem från att svara på sina e -postmeddelanden. Om du inte kan svara på e -postmeddelanden är det viktigt att skapa ett “meddelande om frånvaro från kontoret” (ooo, utanför kontoret).

Vad är ett budskap om frånvaro ?

Ett frånvaromeddelande är ett automatiserat svar som säger till avsändaren att du inte är på din arbetsstation. Detta innebär att du inte kommer att läsa eller svara på e -postmeddelanden så snabbt som vanligt. Det används för att informera avsändaren om följande viktiga fakta:

1. Det mönster som du inte är tillgängligt

De vanligaste mönstren är:

• Årlig/semesterledighet

• Sjukdom

• Ut -av -platsutbildning

• Professionella evenemang (s. ex. salonger eller konferenser)

• Du arbetar från en annan plats

2. När avsändaren kan hoppas på ett svar

Att tillhandahålla en realistisk svarsperiod är avgörande för att fastställa avsändarens förväntningar. Om du inte konsulterar dina e -postmeddelanden på två veckor är det viktigt att ange det. Å andra sidan, om du konsulterar dina e-postmeddelanden punktligt, berätta för avsändaren att ditt svar kommer att ta mer tid än vanligt.

3. Varaktigheten på din frånvaro och ditt returdatum

Som regel är detta ett specifikt datum. Detta är emellertid inte alltid möjligt, särskilt om du är i sjukfrånvaro. Om möjligt ange startdatumet för din frånvaro.

4. Den där

Det händer att en begäran om information via e -post är brådskande, varför du alltid måste ange kontaktinformationen för en kollega som sannolikt kommer att hjälpa under din frånvaro. Se dock till att din kollega informeras i förväg.

Ytterligare poäng att komma ihåg

Ett meddelande om frånvaro måste vara professionellt, men hjärtligt. Han kan också ange om e -postmeddelandet kommer att överföras eller konsulteras av andra kollegor. Det är också klokt att läsa om texten till ditt meddelande, eftersom skrivfelen liknar en brist på professionalism.

Å andra sidan, för att vara riktigt effektiv, måste ett automatiserat e-postsvar alltid använda professionellt språk . Det är viktigt att komma ihåg att alla som skickar ett e -postmeddelande kommer att se det. Skämt, rörande olämpliga eller konstiga kommentarer behöver inte vara.

Vi rekommenderar också att du inkluderar en företags e -postsignatur i ditt frånvaromeddelande. Detta gör att du kan presentera ditt varumärke, ange dina kontaktuppgifter, ge dig ett mer professionellt utseende och så småningom markera marknadsföringsinnehåll.

Frånvaromeddelanden modeller

Modellerna nedan kan användas under olika omständigheter. Anpassa dem bara till dina specifika behov.

Modeller av frånvaromeddelanden för semester/semester

Detta är det vanligaste exemplet på frånvaroskontoret från kontoret och detta är ofta det sista som vi gör innan vi åker på semester. Det finns inget behov av att inkludera detaljer som vart du åker och om du åker utomlands. Den viktigaste punkten är att du inte kommer att svara på e -postmeddelanden under denna period:

Jag tackar dig för ditt meddelande.

Jag är för närvarande frånvarande för ledighet. Jag kommer tillbaka på [datum] och jag har inte tillgång till mina e -postmeddelanden under min frånvaro.

Om ditt meddelande är brådskande, vänligen kontakta [Kontakta namn] till följande adress eller telefonnummer: [E-postadress/telefonnummer] som kan hjälpa dig. Annars kommer jag att svara dig så snart som möjligt så snart jag kommer tillbaka.

Jag är för närvarande på semester och har inte tillgång till mina e -postmeddelanden. Jag kommer tillbaka på kontoret på [Date].

I min frånvaro, vänligen kontakta [namn] på följande adress: [e-postadress] Om din e-post kräver att du behandlas omedelbart.

Meddelandemodell för sjukfrånvaro

Det är inte nödvändigt att ge för mycket detaljer för avsändaren, men det är viktigt att ange att du inte kommer att vara tillgänglig. Om detta är en långsiktig sjukdom kanske du inte kan ange ett returdatum.

I det här fallet, se till att tillhandahålla de exakta kontaktinformationen för personen som tar över i din frånvaro:

Jag är för närvarande sjuklig plats och jag kommer inte att kunna svara på e -postmeddelanden.

Min återkomst till kontoret är planerad till [uppskattat datum].

Vänligen kontakta [namn] till följande adress och telefonnummer [e-postadress och telefonnummer] som gärna hjälper dig i min frånvaro.

Sena svarsmodeller

Om du inte enkelt kan svara på e -postmeddelanden när du arbetar, anger det tydligt i din brist på frånvaro. Detta hjälper till att definiera avsändarens förväntningar när det gäller svar:

Jag tackar dig för ditt meddelande.

Jag är för närvarande frånvarande på grund av [anledning]. Jag kommer tillbaka på kontoret på [Date]. Jag kommer att konsultera mina e -postmeddelanden då och då, men jag kommer förmodligen inte att kunna svara dig omedelbart.

Om ditt meddelande är brådskande, vänligen kontakta min/min [college/chef], [kontaktnamn] på följande adress eller telefonnummer: [E-postadress/telefonnummer], som kommer att vara i mått för att hjälpa dig. Annars kommer jag att svara på din e -post när jag återvänder.

Jag tackar dig för din e -post.

Jag deltar för närvarande i en [evenemang] mässa [plats], från [datum] till [datum]. Jag kommer att ha en begränsad tillgång till mina e -postmeddelanden, vilket innebär att jag inte kommer att kunna svara dig på ett tag.

Om du behöver kontakta mig brådskande, ring mig till följande telefonnummer: [Telefonnummer].

Jag tackar dig för din e -post.

Jag är för närvarande på väg att delta i/i [namnet på evenemanget] på [plats]. Jag kommer att svara på e -postmeddelanden så snart jag har möjlighet, men det är troligt att mitt svar kommer att ta lite tid.

Om du går till/till [Namnet på evenemanget], tveka inte att stanna på vår stativ n ° [Standnummer] så kan vi diskutera det direkt.

Frånvaro för semester

Om ditt företag är stängt på grund av en helgdag, kommer de flesta av dina kollegor, eller till och med alla, inte att fungera. Därför måste ett meddelande om frånvaro från kontoret ange för avsändaren att de inte bör förvänta sig ett svar innan du öppnar ditt företag igen.

Vi rekommenderar att du inte insisterar för mycket på semestern i ditt svar, för inte alla avsändare firar det, som att du önskar en god jul eller Joyeuses påsk:

Jag tackar dig för din e -post.

Våra kontor är för närvarande stängda på grund av [helgdagar]. Vi kommer tillbaka på [Date].

Jag kommer att svara dig så snart som möjligt så snart jag kommer tillbaka.

Intern svarsmodell vid frånvaro

Ett internt svar kan använda ett lite mer informellt språk, men får inte vara för avslappnad. Kom ihåg att alla anställda, inklusive ledningsmedlemmar, kommer att kunna se detta automatiska svar om de skickar ett e -postmeddelande till dig:

Jag är för närvarande i [helgdagar/helgdagar/årlig ledighet], men jag kommer tillbaka på [datum].

Om du behöver hjälp, skicka dina e -postmeddelanden direkt till [namn], som tar hand om min/min/min [arbetsbelastning/mottagningsbox/projekt] under min frånvaro.

I en nödsituation kan du skicka ett meddelande till följande telefonnummer till mig: [Telefon].

Meddelandemodell av frånvaro i händelse av mammaledighet

Att ta mammaledighet, och alla föräldraledighet, innebär ofta en längre frånvaro än den vanliga årliga ledigheten. Men meddelandena du använder i detta automatiska svar kommer att vara liknande:

Jag tackar dig för din e -post. Jag är frånvarande från kontoret för ledighet [moderskap/faderskap/föräldra] från [datum]. Min återkomst till kontoret är planerad till [datum].

Jag kommer inte att konsultera mina e -postmeddelanden under denna period.

I min frånvaro, vänligen kontakta [namn] på följande adress eller telefonnummer: [E-postadress/telefonnummer] som kan hjälpa dig.

Modeller av frånvaromeddelanden för generering av framtidsutsikter och marknadsföring av innehåll

Liksom e -postsignaturer kan frånvaromeddelanden användas för att generera utsikter och marknadsföra nytt innehåll. Du kan enkelt lägga till en mening eller två med en uppmaning till specifika åtgärder, till exempel en länk till en gratis provperiod, en inbjudan att registrera sig för en demonstration eller marknadsföring av en ny elektronisk bok eller en vitbok ::

Jag kommer att delta i/i [evenemanget] från [datum] till [datum]. Därför kommer jag inte att kunna svara dig omedelbart.

Om ditt meddelande är brådskande, vänligen kontakta vårt team [avdelning/tjänst] till följande adress: [E-postadress] som kan hjälpa dig.

Om du vill prova vår nya/nya [produkt], gå till vår webbplats och registrera dig för en kostnadsfri testning [länk till webbadressen till den kostnadsfria försöket].

Jag tackar dig för ditt meddelande.

Jag är för närvarande frånvarande för ledighet. Jag kommer tillbaka på [datum] och jag har inte tillgång till mina e -postmeddelanden under min frånvaro.

Om ditt meddelande är brådskande, vänligen kontakta [Kontakta namn] till följande adress eller telefonnummer: [E-postadress/telefonnummer] som gärna hjälper dig. Jag kommer att svara på alla mina andra e -postmeddelanden när jag återvänder.

Men du konsulterade vår vitbok ? Det erbjuder många användbara information om [indikerar temat för vitboken]. Du kan komma åt det här: [Länk till vitbokens URL]].

Hur man konfigurerar ett automatiskt svar i Outlook och Gmail?

Syn

1. Välj Fil > Automatiska svar (frånvaro, utanför kontoret) .

2. Klicka på Skicka automatiska svar.

2. Klicka på automatiska svar.

3. Välj Dates Beach under vilket du vill att ditt frånvaromeddelande ska skickas och ange om du vill skicka olika versioner för dina interna kollegor och människor utanför ditt företag.

4. Klicka på OK För att spara inställningar.

Gmail

1. Välj inställningar > Se alla parametrar.

2. På fliken Allmänt bläddrar du tills Auto-svar.

3. Välj Aktiverat automatiskt svar.

4. När ditt meddelande har skrivits kan du bestämma de datum som du vill sända det och personer du vill skicka det.

5. Klicka på Spara ändringar.