13 моделей и примеры отсутствия сообщений электронной почты

Выберите опцию Активированный автоматический ответ И укажите дату начала активации сообщения. Проверяя Последний день, Автоматический ответ будет автоматически деактивировать в выбранную дату. Введите отсутствие отсутствия в коробке, предоставленной для этой цели. Обратите внимание, что Gmail предлагает много вариантов для формирования вашего текста.

Напишите электронное письмо об отсутствии перед его отъездом в отпуск

Ваш офис аккуратный, ваши срочные файлы вьющиеся, а также ваш чемодан. Вы собираетесь отправиться в отпуск, и все ваши коллеги знают. Но думали ли вы предупредить других своих сотрудников, клиентов и партнеров ?

Прежде чем уйти в течение долгих недель, и для того, чтобы предвидеть недоразумения и возможные чрезвычайные ситуации, настоятельно рекомендуется активировать автоматический автоответчик (или менеджер отсутствия) вашего почтового ящика. Настоящий бренд профессионализма, эта формальность не следует упускать из виду.

Но как это сделать ? Какова процедура программировать электронное письмо с отсутствием ? Мы объясняем, как сделать этот шаг на Gmail, Outlook и Windows 10.

Подготовьте четкое сообщение

Послание отсутствия должно быть лаконичным и мягким. Цель ясна: предотвратите ваше отсутствие и укажите дату вашего возврата. Если вы слишком длинные, сообщение теряет свою эффективность и, следовательно, не имеет интереса. В некоторых случаях также можно предложить контактную информацию коллеги для контакта в чрезвычайной ситуации. Тем не менее, предпочитайте электронное письмо по номеру телефона: заинтересованный человек будет менее обеспокоен. Конечно, следует избегать орфографических ошибок.

Пример сообщений

Двуязычная версия

Если вы работаете на международном уровне, вы заинтересованы в предложении переведенной версии вашего сообщения.

Электронная почта Merci Pour Votre.

У меня нет офиса от [даты] до [даты] и не буду иметь доступ к моим электронным письмам.

Я вернусь к вам, как только смогу.

В случае чрезвычайной ситуации, пожалуйста, свяжитесь с [xxxx] по электронной почте [[email protected]].

Личный контакт

Быть ясным и кратким, не означает быть каким -либо и обычным. В зависимости от вашего сектора деятельности и вашей функции, и особенно если вы имеете дело с клиентами, вы можете воспроизводить карту творчества и легкость, поклонившись к своим продуктам: » В мое отсутствие, не стесняйтесь взглянуть на наши сайты Hellowork, Helloworklace и BDM. Затем мы можем обменять, когда я вернусь. »» »

Ловушки

Не оставляйте свой номер телефона в любом случае. Даже если вы не являетесь последователем отключения в отпуске и время от времени проконсультируетесь.

Как активировать сообщение ?

Автоматическое электронное письмо на Gmail

Чтобы активировать функцию автоматического отклика, щелкните зарезанное колесо в правом верхнем углу и выберите Смотрите все рараметра. На вкладке «Общие», вверху слева, перейдите прямо в раздел автоответчик (Последний раздел раздела).

Выберите опцию Активированный автоматический ответ И укажите дату начала активации сообщения. Проверяя Последний день, Автоматический ответ будет автоматически деактивировать в выбранную дату. Введите отсутствие отсутствия в коробке, предоставленной для этой цели. Обратите внимание, что Gmail предлагает много вариантов для формирования вашего текста.

Если вы хотите предупредить только корреспонденты, появившиеся в вашей адресной книге Gmail, установите флажок Отправьте ответ только людям в моих контактах. Затем проверить, проверив Сохранить изменения внизу страницы. Если вы не проверили коробку Последний день, Чтобы отключить автоматический автоответчик, просто вернитесь на вкладку и выберите опцию Автоматический ответ отключен.

Автоматическое электронное письмо на Outlook

Прежде всего, проверьте, что у вас есть учетная запись обмена. Для этого просто откройте Outlook и проверьте, что сообщение “Подключено к Microsoft Exchange” появляется в вашем штате.

Чтобы активировать функцию автоматического ответа, нажмите на вкладку Файл, Затем нажмите Автоматические ответы. Откроется диалог, и вам просто нужно проверить Отправить автоматические ответы. Варианты Время начала И Время окончания Позволяет вам встречаться с автоматическим сообщением дляОтправить только в течение этого времени.

Затем введите свое сообщение в вкладке В моей организации, Или Помимо моей организации В зависимости от контактов, которые вы хотите отправить автоматический ответ. Проверить, нажав на OK.

Автоматическое электронное письмо на Windows 10

В Почта, Нажмите на слева внизу на значке с надписью. На вкладке Настройки который справа, нажмите Автоматические ответы. Если в приложении настроено несколько учетных записей, выберите учетную запись, которая интересует вас в списке Drop -Down. Затем пропустите курсор положения Неполноценный имеет Активирован. Введите отсутствие отсутствия в коробке, предоставленной для этой цели.

Проверив вариант Отправьте ответы только на мои контакты, Вы избегаете отправки автоматического сообщения в списки диффузии. Когда вы возвращаетесь из отпуска, чтобы деактивировать электронное письмо с отсутствием, не забудьте переделать одни и те же манипуляции.

Фото кредиты: Suteren Studio/Stock.салат.компонент

• Поделиться статьей на

Все, что касается занятости во Франции: советы, профессиональная жизнь, компании, которые нанимают, нажимая на I подписаться, вы принимаете CGU, а также нашу политику конфиденциальности, описывающая цель вашей личной обработки данных.

Больше новостей о профессиональной жизни

• Life Pro Faternity Leav: как рассчитать дату начала и когда предотвратить работодателя ?
• Профессиональная жизнь могу меня уволить, если я слишком часто в отпуске по болезни ?
• Pro CPF Life: сотрудники не будут нести ответственность за оплату в 2024 году
• Pro Life 5 веские причины для оценки навыков (даже без конвертации)

Все предложения работы

• Предложения по работе по бизнесу
• Предложения по работе за город
• Предложения о работе на компанию
• Предложения по работе по ключевым словам

• Кто мы ?
• Мы набираем
• Доступ клиента

13 моделей и примеры отсутствия сообщений электронной почты

Согласно LifeWire, 62,86 % профессионалов предпочитают использовать электронные письма для общения для профессиональных целей. Если мы добавим к этому тот факт, что руководитель отправляет в среднем 40 профессиональных электронных писем в день, ясно, что электронное письмо остается основным методом общения, используемым во всех типах компаний.

Тем не менее, сотрудники не всегда могут быстро реагировать на все электронные письма, которые они получают. Они уезжают в отпуск, могут заболеть или иметь другие обязательства, которые мешают им отвечать на свои электронные письма. Если вы не можете ответить на электронные письма, важно настроить «сообщение об отсутствии в офисе» (ооо, вне офиса).

Что такое послание отсутствия ?

Сообщение о отсутствии – это автоматический ответ, который говорит отправителю, что вы не на рабочей станции. Это означает, что вы не будете читать и не отвечать на электронные письма так быстро, как обычно. Он используется для информирования отправителя о следующих важных фактах:

1. Шаблон, для которого вы не доступны

Наиболее распространенными паттернами являются:

• Ежегодный/праздничный отпуск

• Болезнь

• Out -Ф -site Training

• Профессиональные мероприятия (P. бывший. салоны или конференции)

• Вы работаете из другого места

2. Когда отправитель может надеяться на ответ

Предоставление реалистичного периода ответа имеет важное значение для установления ожиданий отправителя. Если вы не проконсультируетесь со своими электронными письмами в течение двух недель, важно указать это. С другой стороны, если вы проконсультируетесь с вашими электронными письмами пунктуально, скажите отправителю, что ваш ответ займет больше времени, чем обычно.

3. Продолжительность вашего отсутствия и дата возвращения

Как правило, это конкретная дата. Однако это не всегда возможно, особенно если вы находитесь в отпуске по болезни. Если возможно, укажите дату начала вашего отсутствия.

4. Что

Получается, что запрос на информацию по электронной почте срочно, поэтому вы всегда должны указывать контактные данные коллеги, вероятно, поможет во время вашего отсутствия. Однако убедитесь, что ваш коллега заранее проинформирован.

Дополнительные моменты, чтобы запомнить

Послание отсутствия должно быть профессиональным, но сердечным. Он также может указать, будет ли электронное письмо передано или проконсультировано другими коллегами. Также целесообразно перечитывать текст вашего сообщения, потому что ошибки на типинге похожи на недостаток профессионализма.

С другой стороны, чтобы быть действительно эффективным, автоматизированный ответ электронной почты должен всегда использовать профессиональный язык . Важно помнить, что все те, кто отправляет вам электронное письмо, увидят это. Шутки, перемещение неподходящих или странных комментариев не обязательно должны быть.

Мы также рекомендуем включить корпоративную подпись по электронной почте в ваше сообщение об отсутствии. Это позволит вам представить ваш бренд, указать ваши контактные данные, дать вам более профессиональный вид и в конечном итоге выделите маркетинговый контент.

Отсутствие сообщений моделей

Модели ниже можно использовать для различных обстоятельств. Просто адаптируйте их к своим конкретным потребностям.

Модели сообщений об отсутствии для отпуска/праздников

Это самый распространенный пример Управления отсутствия в офисе, и это часто последнее, что мы делаем перед отправкой в ​​отпуск. Нет необходимости включать детали, например, куда вы идете, и если вы отправляетесь за границу. Самым важным моментом является то, что вы не будете отвечать на электронные письма в течение этого периода:

Я благодарю вас за ваше сообщение.

Я сейчас отсутствует в отпуске. Я вернусь к [дате] и не буду иметь доступ к своим электронным письмам во время моего отсутствия.

Если ваше сообщение срочно, свяжитесь с [имя контакта] по следующему адресу или номеру телефона: [адрес электронной почты/номер телефона], что сможет вам помочь. В противном случае я отвечу вам как можно скорее, как только вернусь.

Я сейчас нахожусь в отпуске, и у меня нет доступа к своим электронным письмам. Я вернусь в офис на [дату].

В мое отсутствие, пожалуйста, свяжитесь с [имя] по следующему адресу: [адрес электронной почты] Если ваша электронная почта требует немедленного обращения.

Модель сообщения для отпуска по болезни

Нет необходимости давать слишком много деталей отправителю, но важно указать, что вы не будете доступны. Если это длительное заболевание, вы не сможете указать дату возврата.

В этом случае обязательно предоставьте точную контактную информацию о человеке, который вступает во владение в вашем отсутствии:

В настоящее время я нахожусь в отпуске по болезни, и я не смогу ответить на электронные письма.

Мое возвращение в офис запланирован на [расчетную дату].

Пожалуйста, свяжитесь с [имя] к следующему адресу и номеру телефона [адрес электронной почты и номер телефона], которые будут рады помочь вам в моем отсутствии.

Модели позднего ответа

Если вы не можете легко ответить на электронные письма, когда работаете, четко укажите это в отсутствии отсутствия. Это поможет определить ожидания отправителя с точки зрения ответа:

Я благодарю вас за ваше сообщение.

Я в настоящее время отсутствует из -за [разума]. Я вернусь в офис на [дату]. Я буду время от времени проконсультироваться со своими электронными письмами, но, вероятно, не смогу ответить вам сразу.

Если ваше сообщение срочно, пожалуйста, свяжитесь с моим/моим [колледж/менеджер], [контактное имя] по следующему адресу или номеру телефона: [адрес электронной почты/номер телефона], что будет в меру, чтобы помочь вам. В противном случае я отвечу на ваше электронное письмо, когда вернусь.

Я благодарю вас за ваше письмо.

В настоящее время я участвую в [события] ярмарке [место], от [даты] до [даты]. У меня будет ограниченный доступ к моим электронным письмам, что означает, что я не смогу ответить на вас на время.

Если вам нужно срочно связаться со мной, пожалуйста, позвоните мне по следующему номеру телефона: [номер телефона].

Я благодарю вас за ваше письмо.

В настоящее время я нахожусь в пути, чтобы принять участие в/в [названии события] в [Место]. Я отвечу на электронные письма, как только у меня появится возможность, но вполне вероятно, что мой ответ займет немного времени.

Если вы перейдете к/на [имя события], не стесняйтесь остановиться на нашей стенде n ° [номер стенда], и мы можем обсудить его напрямую.

Модель отсутствия для праздников

Если ваш бизнес закрыт из -за государственного праздника, большинство ваших коллег, или даже все, не будут работать. Следовательно, сообщение об отсутствии в офисе должно указать отправителю, что они не должны ожидать ответа перед открытием вашего бизнеса.

Мы рекомендуем вам не слишком сильно настаивать на государственном празднике в вашем ответе, потому что не все грузоотправители празднуют его, как желая счастливого Рождества или Joyeuses Paster:

Я благодарю вас за ваше письмо.

Наши офисы в настоящее время закрыты из -за [праздников]. Мы вернемся к [дату].

Я отвечу вам как можно скорее, как только вернусь.

Модель внутреннего ответа в случае отсутствия

Внутренний ответ может использовать немного более неформальный язык, но не должен быть слишком расслабленным. Помните, что все сотрудники, включая членов менеджмента, смогут увидеть этот автоматический ответ, если они отправят вам электронное письмо:

В настоящее время я нахожусь в [праздники/праздники/годовой отпуск], но я вернусь к [дата].

Если вам нужна помощь, пожалуйста, отправьте свои электронные письма непосредственно в [имя], которое позаботится о моем/моем/моем ящике/проектах [рабочая нагрузка/прием] во время моего отсутствия.

В чрезвычайной ситуации вы можете прислать мне сообщение на следующий номер телефона: [Телефон].

Модель отсутствия сообщений в случае отпуска по беременности и родам

Взяв в беременности и любой отпуск по уходу за ребенком, часто включает в себя более длительное отсутствие, чем обычный годовой отпуск. Однако сообщения, которые вы используете в этом автоматическом ответе, будут похожи:

Я благодарю вас за ваше письмо. Я отсутствует в офисе за отпуск [материнство/отцовство/родительский] из [даты]. Мое возвращение в офис запланирован на [Дата].

Я не буду консультироваться с своими электронными письмами в течение этого периода.

В мое отсутствие свяжитесь с [имя] по следующему адресу или номеру телефона: [адрес электронной почты/номер телефона], который сможет вам помочь.

Модели сообщений о отсутствии для генерации перспектив и продвижения контента

Как подписи по электронной почте, сообщения о отсутствии могут использоваться для генерации перспектив и продвижения нового контента. Вы можете легко добавить одну или два предложения с призывом к конкретному действию, например, ссылку на бесплатную пробную версию, приглашение зарегистрироваться для демонстрации или продвижение новой электронной книги или белой бумаги ::

Я буду участвовать в/в [Событие] от [даты] до [даты]. Поэтому я не смогу немедленно ответить вам.

Если ваше сообщение срочно, пожалуйста, свяжитесь с нашей командой [Департамент/Сервис] по следующему адресу: [адрес электронной почты], который сможет вам помочь.

Если вы хотите попробовать наш новый/новый [продукт], перейдите на наш веб -сайт и зарегистрируйтесь на бесплатную пробную версию [ссылку на URL -адрес бесплатного испытания].

Я благодарю вас за ваше сообщение.

Я сейчас отсутствует в отпуске. Я вернусь к [дате] и не буду иметь доступ к своим электронным письмам во время моего отсутствия.

Если ваше сообщение срочно, свяжитесь с ним, свяжитесь с следующим адресом или номером телефона: [адрес электронной почты/номер телефона], которые будут рады помочь вам. Я отвечу на все другие мои электронные письма, когда вернусь.

Тем не менее, вы консультировались с нашей белой бумагой ? Он предлагает много полезной информации о [указывать тему (ы) белой бумаги]. Вы можете получить доступ к нему здесь: [ссылка на URL -адрес белой бумаги].

Как настроить автоматический ответ в Outlook и Gmail?

Outlook

1. Выбирать Файл > Автоматические ответы (отсутствие, вне офиса) .

2. Нажмите на Отправить автоматические ответы.

2. Нажмите на автоматические ответы.

3. Выберите пляж дат, в течение которого вы хотите, чтобы ваше сообщение об отсутствии было отправлено, и указано, если вы хотите отправить разные версии для ваших внутренних коллег и людей вне вашего бизнеса.

4. Нажмите на ХОРОШО Чтобы сохранить настройки.

Gmail

1. Выбирать Настройки > Смотрите все параметры.

2. На вкладке «Общие» прокрутите до тех пор, пока автоответчик.

3. Выбирать Активированный автоматический ответ.

4. Как только ваше сообщение будет написано, вы можете решить даты, в которые вы хотите транслировать его, и людей, которых вы хотите отправить.

5. Нажмите на Сохранить изменения.